في أغلب الشركات الـ Data بتكون متوزعه في اماكن كتير .. شويه منها علي Excel Sheets وشويه علي الايميل او في محادثات Whatsapp مع العميل .. مش بس كده ده كمان تعاملات الشركه مع العميل الواحد بتكون متوزعه علي ادارات كتير زي المبيعات والحسابات وخدمة العملاء.
ده بيخلي الوصول لمعلومه عن العميل صعب ومرهق .. لو في قاعدة بيانات مركزيه خاصه بكل عملاء الشركه وموجوده online دايما بحيث نقدر نوصلها بسهولة من اي جهاز متوصل بالانترنت ده هيسهل مش بس الوصول للمعلومه لكن كمان هيخلي مندوبين المبيعات يقدروا يدخلوا اتواصلوا مع العميل ازاي وهما في المكتب او البيت او حتي الشارع في اي وقت من اليوم.

الربط بين أنشطة البيع وأنشطة التسويق من أكبر التحديات اللي بتقابل الشركات في العصر الحديث .. انك تقدر تحدد ميزانية تسويق شركتك المفروض تكون كام ونصيب كل قناة من قنوات التسويق المتاحه قدامك هيكون قد ايه من الميزانية دي موضوع مش سهل ومش بسيط خالص.

بس الخبر الحلو هو ان لو شركتك فيها CRM System هتلاقي ان كل عميل محتمل او حالي واضح قدامك هو جايلك من اي Marketing activity زي مؤتمر او ايفنت أو السوشيال ميديا .. وكمان بالتحديد من أي قناة في السوشيال ميديا فيسبوك ولا انستجرام ولا تويتر ولا سيرش من جوجل .. بكده هنقدر دايما نفلتر العملاء بناء علي الطريقه اللي عرفونا بيها وهيكون اتخاذ قرار زي نصرف علي اي marketing channel اكتر من غيرها سهل لان واضح قدامك نتيجة كل Marketing channel budget .كانت ايه

سواء الاتصال داخلى بين موظفين الشركة أو خارجى مع عميل محتمل (أو حالي) فدي حاجه المفروض تحصل من خلال الـ CRM اللي بيقدر يخلي مندوب البيع يبعت من جواه ايميلات ورسايل علي الـ whatsapp والـ facebook او حتي يعمل مكالمات تليفون من جوا السيستم.
بالتالي هيكون سهل ان في اي وقت مندوب البيع ومديره يشوفوا الـ customer journey جوا الشركه كانت عامله ازاي من اول لحظه تم فيها التواصل معاه لحد آخر ثانيه

بجانب ان إدخال البيانات بيتم بطريقة سهلة فكمان فى جزء كبير من البيانات بيتم تسجيله بطريقة أوتوماتيكية زى الايميلات ومكالمات التليفون. كمان الـ CRM بيقدر يغير الـ sales stage اللي فيها العميل بناء علي قواعد انت بتحددها .. زي مثلا انه يخلي الـ sales stage بتاعت العميل تبقي interested اول ما يبعتلك طلب لـ quotation .. ده طبعا بيخلي مديرين المبيعات متأكدين ان الـ sales process اللي بيشتغلوا بيها بتتطبق بشكل اوتوماتيكي من كل المندوبين لان السيستم هو اللي بيعملها من غير ما يضيع وقت المندوب أو يطلب منه مجهود زياده

الاحصائيات بتقول ان حوالي 54% من المبيعات مش بتكمل بسبب سوء المتابعة .. من خلال الـ CRM مندوب المبيعات بيقدر يحدد معاد الاتصال او المقابلة مع العميل وبعدها الـ System بيبعتله هو وباقي المسئولين عن العميل reminders وnotifications جوا الـ CRM وكمان علي الايميل فيفكره فيها بالمواعيد اللي عنده.
التنبيهات دي مش بتغطي المواعيد وبس .. كمان لو حد من الموظفين عنده Task معينه زي انه يبعت Quotation أو يجهز Presentation فبرضه الـ CRM بيفكره بالـ tasks اللي وراه في مواعيد مناسبه بحيث نضمن اننا بنزود الـ productivity وبنقلل عامل السهو البشري عند كل الموظفين.

نقدر نبحث عن اى معلومة بسهولة داخل ال CRM لأن بيانات ومعلومات العملاء منظمة وموجوده في مكان واحد .. وتقدر تحط notes علي مكالمة او ميتنج او محادثة حصلت مع العميل. كمان مندوب البيع او موظف خدمة العملاء بيقدر يحط Documents بعتها للعميل او ناوي يبعتها بحيث كل الناس اللي بتشتغل علي العميل ده تكون عارفه يه اللي انت اتبعت للعميل وكان مكتوب جواه ايه.
قدرة المندوب علي انه يشوف العميل من جميع الزوايا في صفحه واحده موضحه كل التعاملات اللي حصلت معاه بتزود امكانية البيع وتكراره وبتخلي المندوب ومديره قادرين يحددوا ليه عملية البيع نجحت في حاله معينه وفشلت في حاله تانيه بشكل دقيق وواضح

نقدر من خلال الـ CRM نقسم العملاء لشرائح مختلفة “Segments” بناء علي حاجات زي موقعهم او حجمهم او المرحلة اللى وصلت ليها عملية البيع .. ده طبعا بيخلي مندوب المبيعات يشوف مين العملاء اللي موجودين في مرحلة بيع معينه فيحاول يشتغل عليهم وينقلهم لمرحلة البيع اللي بعدها.
ممكن مثلا نعمل Segmentation بناء علي الـ industry فنشوف كل مندوب ناجح والشركة كـ كل بتكون ناجحه اكتر لما تتعامل مع أي industry

بعد ما تم تجميع وتنظيم المعلومات والبيانات جوه الـ CRM هتظهر ميزة مهمة جدا وهى تقارير المبيعات سواء كانت فى صورة جداول رقمية أو رسومات بيانية .. ودى بتفيد اولا فريق المبيعات انه يتابع أرقام مبيعاته وعدد العملاء الموجودين في كل مرحلة من مراحل البيع وثانيا مديرى المبيعات اللى بيقدروا يتابعوا الارقام دى واعداد العمليات اللي تمت فعليا واخيرا إدارة الشركة اللى بتقدر تقيس مستوي أداء فرق لمبيعات وكل مندوب في الشركة وتحسب قيمة المبيعات المحتمله شهريا وفي كل Quarter

مفتاح النجاح لأي شركة وهى بتاخد قرارات مهمة ومصيرية انها تكون مبنية على تخطيط سليم وطبعا التقارير اللى اتكلمنا عنها من شوية تعتبر هى المفتاح ده لان من خلال التقارير دى بيتوفر عندنا شوية مقاييس زى الإيرادات المتكررة الشهرية (MRR) والنمو السنوي (YOY) وده كله بيساعد مديرى المبيعات وادارة الشركة فى توقع مبيعات الاشهر القادمة .

زى ما اتفقنا ان ال CRM وفر مكان واحد موجود فيه كل البيانات والمعلومات عن العملاء سواء كانوا حاليين او متوقعين وده طبعا مش مرتبط بمدة زمنية معينة وأيا كان شكل طريقة الاتصال زى الايميلات او المكالمات التليفونية أو الاجتماعات الشخصية حتكون معلوماتها بردو متوفرة فمن خلال كل ده هيقدر مديري المبيعات يحددوا القصور ونقاط الضعف الموجودة فى عملية البيع ويشتغلو على تحسينها وعلاجها وبالتالي يقدرو يحسنوا من طريقة وأسلوب البيع.

التواصل داخل الشركة بيكون من خلال الـ CRM وده بيحصل بسهولة يعنى مثلا مش هنحتاج نخرج برة ال CRM علشان نكتب ايميل ونبعته لحد تانى جوة لشركة .. كمان تكليف المهام “Tasks” بيتم من خلاله بطريقة سهلة وسريعة مع وصول تنبيه للشخص المكلف بالـ task وده طبعا بيوفر وقت ومجهود كان بيضيع.
ده غير ان بيكون اسهل علي المديرين يعلنوا عن ايام الأجازات قبلها من خلال الـ CRM وكمان كل Team يقدر يتكلم في Group خاصه بيه جوا الـ system وبتكون الـ group دي منظمه بشكل يخلي في تعاون بين أفراد الفريق الواحد بشكل يزود من خبراتهم ويرفع من طاقتهم الانتاجية

بعد ما تستخدم الـ CRM حتحس ببساطة وفعالية بعض المهام الإدارية اللى كانت بتسبب مشاكل دايما .. زى ادخال البيانات او انك تدور على ايميل معين وحاجات تانية كتير بتتعمل خلال اليوم وبتضيع وقت ومجهود .. الحاجات دى بتتعمل بسهولة من خلال الـ CRM وجزء منها بيتم بطريقة أوتوماتيكية زى ما اتفقنا قبل كدة .. ممكن تكون المهام دى مش مؤثرة على الإيرادات بشكل مباشر لكن مع توفير الوقت والمجهود اللى كانو بيضيعو فى المهام دى وتوجيه الوقت فى تعاملات مباشرة مع العملاء اكيد حيكون فى تأثير إيجابي وقوي على الإيرادات.